Výchozí stav

Stojíte před úkolem, jak zrealizovat projekt komplexní dodávky systému pro řízení technologií ve výrobě nebo implementace informačního systému pro řízení Vaší firmy, či dodávky IT infrastruktury, nebo návrhu a vývoje a chcete, aby tento projekt byl úspěšný?
Nejste projektová organizace a nemáte mnoho zkušeností s řízením projektů? Nemáte vhodné projektové manažery? Chcete, aby Váš dodavatel byl řízen nezávislou, třetí stranou a podstatně se zvýšila pravděpodobnost dodržení kvality, termínů, ceny a plánovaných výstupů?
Pokud chcete, aby Váš projekt měl šanci na to být úspěšný, přenechte činnosti týkající se managementu projektu a řízení projektové kanceláře našim profesionálům.

Ve Versa Systems dbáme na to, abychom řídili projekty v souladu s požadavky zákazníka a mezinárodně platných standardů (např. PRINCE 2). Máme certifikované projektové manažery a mnohaleté zkušenosti s projektovým řízením.

Důvody pro outsourcing funkce projektového manažera (PM)

• Využití znalostí a zkušenosti specializované společnosti.
• Eliminování chyb souvisejících s neznalostí projektového řízení.
• Lepší využití kapacit a času na řízení projektu.
• Silnější nástroje pro řízení a kontrolu plnění termínů a kvality jednotlivých činností. Smluvní sankce uvedené ve smlouvě s externím dodavatelem jsou obvykle vyšší, než standardní postihy podle zákoníku práce.
• Nezávislost externího projektového manažera (funkční i organizační).
• Nezávislý, kvalifikovaný pohled na dodávku řešení.

Cíle SPaketu:

• Zajistit vysoce kvalifikované činnosti při managementu projektu dle požadavků zákazníka.
• Být třetí nezávislou stranou, která řídí projekt na základě kvalitativních cílů projektu
• Respektuje veškeré požadavky zákazníka, příslušných norem a platných standardů.
• Převzít vysoce profesionální činnosti a aktivity, důležité z hlediska úspěšného dodání díla.

Základní činnosti v rámci SPaketu-PM

Projektový manažer - PM

Jedním z hlavních úkolů manažera projektu je koordinovat jednotlivé fáze a činnosti projektu tak, aby byly dodrženy v každém okamžiku parametry (metriky) projektu
Na základě průběhu projektu, v jeho jednotlivých fázích, bude možné využívat takto získané informace pro podporu vyhodnocování nejdůležitějších ukazatelů projektu a používat také jednoduché metody pro predikci projektového výsledku (analýza finančních a časových rizik).
Základní činnosti, které musí manažer projektu zajistit, jsou:

• Řízení projektu, komunikace s představiteli jednotlivých proudů
• Řízení dodavatele řešení
• Řízení zadavatele

Mezi hlavní aktivity projektového manažera patří např. následující:

1. Úzce spolupracuje s řídicím výborem projektu, aby se zajistil hladký průběh projektu
2. Odpovědnosti: plánování projektu, přidělování personálu, přiřazování zdrojů
3. Zajišťuje pravidelné hodnocení rizik a jejich řízení
4. Koordinuje jednotlivé činnosti projektu jako celku tak, aby byly včas splněny
5. Informuje jednotlivé zainteresované strany o průběhu projektu a o případných problémech, které se mohou vyskytnout V průběhu řešení projektu
6. Řeší konflikty v plánování a vzniklé problémy
7. Dohlíží na kvalitu projektu, pravidelně monitoruje dodržování rozpočtu jako celku i jeho jednotlivých fází
8. Zajišťuje vypracování zpráv o stavu projektu a reportuje manažeru projektu
9. Zajišťuje a dohlíží, aby všechny úkoly byly dokončeny správně, včas a v hranicích rozpočtu
10. Odpovídá za vyřešení všech problémů, které se mohou vyskytnout v průběhu řešení projektu
11. Řídí změny v předmětu, rozpočtu a harmonogramu projektu.
12. Odpovídá za přípravu a aktualizaci plánu projektu a status reportů
13. Odpovídá za tvorbu dokumentace k projektu, tvorbu zpráv o stavu projektu a dokumentů týkajících se souhrnu zkušeností z průběhu projektu
14. Účastní se porad o hodnocení výkonnosti projektu
15. Odpovídá za veškeré aktivity projektové kanceláře, včetně přípravy dokumentace a její správné ukládání
16. Odpovídá za aktualizaci, udržování a reportování metrik projektu
17. Odpovídá za tvorbu a přezkoumávání plánů řízení kvality, za řízení kvality projektu

Projektová kancelář - PK

• Vytvořením PK nevzniká primární organizační jednotka, která by v konkurenci k tradičním útvarům organizace usilovala o převzetí jejich pracovní náplně, ať už se jedná o řízení lidských zdrojů či třeba finanční controlling.
• Bude se jednat o vybudování důvěryhodné základny pro projektové řízení, které zajistí účinným způsobem kvalitní fungování všech etap projektu v organizaci, podporu specifických potřeb všech členů projektového týmu a koordinaci dodavatele řešení s potřebami zákazníka a jednotlivými etapami projektu.
• Hlavní rolí PK je definice a prosazení procesů, postupů a nástrojů nutných pro úspěšnou realizaci výstupů jednotlivých etap projektu. Současně by měla projektová kancelář standardizovat používané postupy a zajišťovat zpětnou vazbu z probíhajících činností a etap.
• Implementace informační podpory projektu (PK) bude mít následující přínosy:
  • Vedení k cíli – informační podpora poskytne všechny potřebné nástroje k dosažení záměru a úspěšné realizaci cíle.
  • Jednoduchost - zavedením jednotného systému komunikace, pojmů a metrik do všech úrovní vedení projektu se podstatně zjednoduší práce na projektech, zjednoduší se řízení a odstraňují se duplicity.
  • Přehlednost - pro všechny úrovně vedení poskytuje informační podpora aktuální údaje o stavu projektu, kritických místech a o využití zdrojů, vedoucím pracovníkům předkládá relevantní informace pro správné rozhodování.
  • Úspora času – dobře nastavená informační podpora zkracuje dobu realizace, díky zefektivnění jednotlivých činností a celkové optimalizaci šetří čas managementu i výkonných pracovníků, zkrácením doby realizace projektů je umožněna rychlejší návratnost vynaložených prostředků.
  • Úspora financí – systém informační podpory garantuje, že náklady na realizaci jsou konečné, snižuje finanční nároky, optimalizuje cash-flow.
  • Úspěšnost – použitím systému informační podpory se dosáhne očekávaného výsledku v kratším čase, při úspoře nákladů a s nižším úsilím.
• Mezi hlavní úkoly PK patří:
  • příprava harmonogramu všech částí projektu (včetně rozdělení na jednotlivé etapy, či fáze), včetně jeho pravidelné aktualizace
  • tvorba projektové dokumentace, tj. všech projektových dokumentů dle odsouhlasené metodiky
  • účast na projektových schůzkách a kontrolních dnech, včetně testovacích dnů
  • udržování a aktualizace registru rizik
  • pravidelný reporting vedoucímu projektu a řídicímu výboru zákazníka (možno i v angličtině, němčině a v ruštině)
  • definice a řízení priorit projektu
  • správa procesů, postupů a nástrojů projektového řízení
  • podpora řízení projektu
  • informační báze (sklad informací o projektu a projektovém řízení)

Nástroje pro řízení projektu - VSProject

Základní informace o jednotlivých fázích projektu jsou součástí výstupů z MS Projectu a informace jsou dostupné ve dvou pohledech. Detailní pohled ve formě např. Ganttova diagramu nebo jiného pro uživatele vhodnějšího diagramu přímo v prostředí MS Projectu nebo v MS Excel apod.

Manažerský pohled může být vytvořen v Sharepointu ve formě tzv. „Dashboardu“. Tento Dashboard bude v grafické podobě zobrazovat základní informace jako např.:

• stav plnění jednotlivých podprojektů a projektových fází
• plnění očekávaných výsledků a milníků
• utilizace a přetížení zdrojů
• přečerpání finančních prostředků apod.

Všechny výše uvedené ukazatele je možné zobrazovat pro každou fázi či tzv. "wokpackage" a takto získané informace jsou vstupem do procesu rozhodování o přidělování nebo přerozdělování zdrojů v projektech. Rovněž je možné vytvářet přehledy o projektovém rozpočtu, plánu, zdrojích a rizicích.

Benefity služby

• Kvalitní a spolehlivá služba.
• Příznivá cena.
• Úspora nákladů.
• Soustředíte se na své hlavní procesy.
• Projekt budete mít v každém okamžiku pod kontrolou.
• Pravidelný přehled o stavu řešení projektu
• V ceně služby můžete využít našeho Service desku pro uplatnění svých dotazů, požadavků a nahlášení případných problémů
• Můžete využít další doplňkové služby za zvýhodněných podmínek

Chcete-li se dozvědět o řízení projektů více, neváhejte nás kontaktovat.